La gran mayoría de las empresas necesitan administrar los suministros. Esta gestión debe ser eficiente, señalando las mejores oportunidades en la adquisición de productos, bienes y servicios. SAP diseñó el módulo SAP MM para hacer esta gestión, cubriendo varios procesos de negocios en la cadena logística.
Uno de los módulos de mayor interés para las grandes compañías actuales es SAP MM – Gestión de Materiales. Perteneciente al software SAP, y formando parte del resto de módulos que en él operan, constituye una excelente manera de hacer más sencilla las labores empresariales.
Las compañías que utilizan SAP han tenido mejores resultados en cuanto a su funcionamiento. En el caso de la gestión de materiales, el módulo SAP MM es el encargado de agrupar todas las funciones y permitir que la empresa opere de forma efectiva y segura.
En este artículo, comprenderás lo que puede hacer el módulo SAP MM (Materials Management) para mejorar la eficiencia de los procesos comerciales clave de la cadena de suministro.Si aún no sabes en qué es SAP MM, a continuación te contamos.
Tabla de contenidos
¿En qué consiste SAP MM – Gestión de Materiales?
Dedicado al sector empresarial que se encarga de la logística, SAP MM es un
módulo que se encarga de reducir los costos y tiempos de trabajo, así como
aumentar la productividad. Su siglas MM vienen del inglés Materials
Management, lo cual se traduce como Gestión de Materiales.
Es un módulo que mantiene constante conexión con el resto de los utilizados en el software SAP. Algunas de sus funciones, como la comprobación de facturas o el control de los materiales empleados en la elaboración de productos, conllevan a que la comunicación sea mayor. Así se obtiene un sistema en constante intercambio de información.
La automatización que ofrece SAP MM es crucial para los procesos
empresariales. Uno de los más importantes, supply chain o cadena de suministro, es controlado por este módulo. Asimismo, es capaz de desarrollar todo el aparato logístico de la empresa, reduciendo el número de posibles errores en cuanto al almacenamiento de productos.
El stock de una empresa, un elemento fundamental para las ventas que pueda tener, también gestionado por SAP MM.
¿Para qué sirve SAP MM – Gestión de Materiales?
Más allá de lo mencionado anteriormente, el módulo SAP MM cuenta con
funciones específicas, que le hacen tan necesario para una empresa.
En principio destaca su gestión en la compra de materiales, así como la reposición que se hace en el stock empresarial. Para ello realiza cálculos precisos, además de que hace un seguimiento de los bienes adquiridos una vez se finaliza el negocio con los proveedores.
También es capaz de gestionar los inventarios, almacenando recibos,
facturas, órdenes; incluso realiza una comparación de precios entre varios
pedidos para elegir al más económico.
Finalmente es capaz de elegir a los mejores proveedores, comparando calidad y precio, y gestionando los servicios y cotizaciones favorables.
Aplicación de SAP MM
Las empresas que utilizan el sistema SAP ERP para gestionar sus procesos también utilizan el módulo SAP MM. Este módulo es responsable de controlar todos los procesos de adquisición de productos, bienes y servicios, así como de administrar de manera eficiente el control de inventario de las empresas.
El módulo SAP MM atiende a una gran cantidad de departamentos, tales como: suministros, almacén, recibo de impuestos, control de inventario, impuestos y otros. Cada departamento puede usar el módulo para obtener lo mejor del sistema integrando todos los datos entre departamentos.
Por ejemplo: el departamento administrativo puede colocar una orden de compra para cajas de papel, por lo que cuando se transforma en una orden de compra, el departamento de suministros utilizará estos datos para realizar la compra con el mejor proveedor.
Al recibir esta mercancía, el departamento de recepción actualiza el stock con la recepción de la mercancía, dejándola disponible para su consumo en el almacén.
¿Notas cómo un proceso puede desencadenar otro proceso y los departamentos pueden reutilizar la información inicial sin tener que volver a escribir todo?
En el módulo SAP MM, la información se reutiliza todo el tiempo, ya que uno de los datos maestros principales del sistema SAP ERP (relacionados con el material), y se inicia en el propio módulo SAP MM.
Además de los datos maestros de material, también se pueden resaltar los datos maestros de proveedor que se expanden en el módulo SAP MM desde el módulo SAP FI.
Componentes del módulos SAP MM
Como su nombre lo indica, es el módulo que gestionará los materiales de la empresa, desde los acuerdos de proveedor (contratos), solicitudes de compra (solicitudes de compra, órdenes de compra), recibos de mercancías y almacenamiento (inventarios) hasta la generación de materiales y contabilizaciones financieras (cuentas por pagar).
El módulo MM admite la gestión de artículos. De ahí su nombre. Se divide en dos partes:
- Gestión de inventario
- Gestión de Adquisiciones y Suministros
A continuación, estaremos detallando cada uno de los componentes SAP MM
Verificar facturas
Una de las grandes ventajas de este módulo, es la capacidad que tienen para poder verificar las facturas, esto se da gracias a la capacidad que tiene de análisis entre el importe y la cantidad de la orden.
Al realizar esta gestión se evita cualquier tipo de desviación que se pueda generar entre las cantidades y los costes, haciendo que esto sea mucho más sencillo.
Selección y comparación de proveedores
Otra de las grandes funciones que aportan este módulo, es la capacidad que tiene para poder realizar una comparativa de los proveedores que se han ingresado en sistema.
La comparación se realiza por los datos otorgados por el usuario y la recreación de escenarios de precios, los cuales le permitirá al módulo arrojar una estadística, la cual otorgará cual es el mejor proveedor para la empresa.
Gestión efectiva de los inventarios
Al ingresar los datos en la entrada, el módulo puede gestionar todo lo que tiene que ver con este producto, desde la entrada, la salida o simplemente la transferencia de estos elementos.
Solamente con el número de orden, se puede obtener toda la información que necesitas y el control de los productos que se tienen en stock.
Procesar de forma automática las solicitudes de compra
Por medio de la comparación, se puede escoger cual es el proveedor más beneficioso, sin embargo, eso no es todo, el módulo puede realizar la orden de compra de forma automática y enviarla al proveedor.
Asimismo, si deseas realizar algún tipo de modificación en la orden de compra, el módulo te permite realizarla de forma manual sin ningún tipo de problema.
Determinar cuáles son las necesidades y requerimientos de la empresa
Mediante la MRP Material Resource Planning del módulo, puedes obtener cuales son las necesidades reales de la empresa, a partir de allí, tienes las posibilidades de realizar una planificación para evitar la escasez de algún material en la empresa.
Esto se puede realizar mediante la colocación de los datos dentro del módulo, el solamente se encargará de poder evaluar de forma efectiva y planificar la compra de los mismos.
¿Cómo deben llevarse los procesos en MM?
- Determinación de requerimientos: este es el primer proceso, el cual se realiza por medio de la Material Resource Planning y permite generar la previsión de materiales.
- Determinación de la fuente de aprovisionamiento: En este proceso, se busca de generar acuerdos largos y efectivos con proveedores.
- Selección de proveedores y comparación de cotizaciones: Si se presenta algún tipo de problema con un proveedor, se puede generar una comparativa de cotizaciones con nuevos proveedores para determinar cuál es el más beneficioso.
- Procesamiento de pedidos de compra: El módulo puede realizar la orden de compra de forma automática o generarse de forma automática.
- Seguimiento a la orden de compra: El módulo te permite poder generar un seguimiento efectivo, esto por medio de recordatorios estratégicos.
- Recepción de productos y gestión de inventarios: Una vez aceptada la orden de compra, el proveedor estará ofreciendo el stock que se tiene y por supuesto, lo que enviará de la compra.
- Verificación de facturas: Por último, el sistema verifica que lo ingresado concuerde con la compra, esto para evitar desviaciones.
SAP MM «Inventario» permite:
- Administrar las existencias de material en cantidad y valor en tiempo real
- Dirigir las existencias de material por material «por lotes»
- Analizar la actividad a través de listas e informes
- Realizar el inventario físico
- Registrar los movimientos de stock (entradas, salidas, transferencia) e integración con otras áreas (compra, contabilidad).
- Reservar cantidades de inventario para requisitos materializados en el ERP, como requisitos de componentes para pedidos de producción o reservas de productos terminados para pedidos de ventas
- Responder a la necesidad de una trazabilidad fina y permitir la trazabilidad ascendente o descendente de los suministros de material hasta la entrega del producto terminado al cliente
Gestión de Stock en SAP
A través de este módulo es el que se gestiona el stock de cada producto, así como los movimientos de stocks, ya sean entradas, salidas o transferencias entre almacenes. De igual forma se integra con los módulos de compras y ventas para tener siempre el stock sincronizado.
SAP MM COMPRAS
Por su parte, SAP MM «Compras» tiene las siguientes características:
- Necesita planificación
- Control de suministro
- Gestión de compras (pedido de artículos almacenados, pedido de productos no almacenados, impresión de pedidos o envío, lista de precios, fuentes de suministro)
- Gestión de suministros (seguimiento de inventario, análisis de necesidades, seguimiento de entrega continua)
- Control de facturas (integración con contabilidad)
- Gestión de subcontratación (disponibilidad de componentes, visualización de inventario en socios subcontratistas)
Ventajas de SAP MM
Una de las principales ventajas del SAP MM es su capacidad para optimizar los procesos relacionados con la gestión de materiales. Permite llevar un control exhaustivo del inventario, desde la planificación y adquisición hasta el almacenamiento y distribución. Esto ayuda a reducir costos, minimizar errores y mejorar la eficiencia operativa.
Además, el SAP MM facilita la integración con otros módulos de SAP, lo que permite una gestión más completa e integral de los recursos empresariales. Asimismo, ofrece informes detallados y análisis en tiempo real que ayudan a tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables.
Desventajas de SAP MM
Sin embargo, también existen algunas desventajas asociadas al uso del SAP MM. En primer lugar, su implementación puede ser compleja y requerir una inversión significativa tanto en términos económicos como en recursos humanos especializados. Además, puede haber resistencia al cambio por parte del personal debido a la curva de aprendizaje necesaria para utilizar eficientemente esta herramienta.
Otra posible desventaja es que el SAP MM puede resultar demasiado robusto o complejo para empresas pequeñas o con necesidades más simples de gestión de materiales. En estos casos, podría ser más adecuado optar por soluciones más sencillas o personalizadas según las necesidades específicas.
En resumen, el uso del módulo SAP MM ofrece numerosas ventajas como la optimización de procesos y la integración con otros módulos de SAP. Sin embargo, también es importante considerar las desventajas potenciales asociadas a su implementación y complejidad, así como evaluar si se adapta a las necesidades particulares de cada empresa.
Alternativas a SAP MM
Existen varias alternativas a SAP MM (Módulo de Gestión de Materiales) que pueden ser consideradas por las empresas en busca de soluciones de gestión de materiales. Aunque SAP MM es ampliamente utilizado y reconocido en el mercado, hay otras opciones disponibles que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
Una alternativa popular es Oracle SCM (Supply Chain Management), que ofrece un conjunto completo de herramientas para la gestión eficiente de los materiales en toda la cadena de suministro. Esta solución permite el seguimiento y control del inventario, la planificación y ejecución del abastecimiento, así como la gestión integral del almacén.
Otra opción es Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, que incluye un módulo dedicado a la gestión de materiales. Esta solución permite llevar a cabo actividades como el control del inventario, compras y abastecimiento, así como la planificación y ejecución logística.
Además, existen otras alternativas más especializadas en determinados sectores o industrias. Por ejemplo, Infor CloudSuite Industrial (anteriormente conocido como SyteLine) se enfoca en las necesidades específicas del sector manufacturero y ofrece funcionalidades avanzadas para la gestión eficiente de los materiales.
Es importante evaluar cuidadosamente las características y capacidades ofrecidas por estas alternativas antes de tomar una decisión. Cada organización tiene sus propias necesidades y requerimientos únicos, por lo que es recomendable realizar un análisis exhaustivo para encontrar la mejor opción que se ajuste a sus objetivos y presupuesto.