En un sistema ERP, hay varios módulos que admiten los diversos procesos comerciales de cada departamento de una empresa. En el sistema SAP ERP, el módulo SAP FI es responsable de la contabilidad financiera y respalda los procesos financieros y contables.

La importancia de SAP FI, Las Finanzas totalmente controladas

De todos los módulos de SAP que existen en la actualidad, uno de los más
necesarios para las empresas es SAP FI – FINANZAS. Está diseñado para el
ámbito de las finanzas, abarcando cálculos y estimaciones que son sumamente
vitales para el funcionamiento de las compañías.

SAP se ha convertido en el software más importante en el ámbito
corporativo. Sus diversos módulos que trabajan en tiempo en real y abarcan todos los sectores empresariales, ayudan a facilitar la labor de cada empresa.

SAP FI es un módulo muy grande, ya que gestiona muchos procesos comerciales importantes. En este artículo, explicaremos brevemente pero con suficiente claridad para que comprendas cuáles son las características clave de SAP FI.

Introducción a la contabilidad financiera

Es a través del módulo de contabilidad financiera que una empresa demuestra todos sus resultados a los gobiernos y organismos competentes. Por lo tanto, también se conoce como contabilidad externa.

En cada país, existen reglas y agencias que regulan el cambio contable. Para satisfacer estas necesidades, SAP ha desarrollado una serie de funcionalidades para cada país.

Estas características se llaman ubicación. Las funciones de la contabilidad financiera son responsables de proporcionar y controlar toda la información pertinente a cada país, desde la evaluación fiscal hasta los procesos fiscales, como los libros de contabilidad.

Se pueden destacar por ejemplo los siguientes libros de impuestos: libros entrantes, libros salientes, análisis de inventario, inventario, cálculo de impuestos, entre otros. Estos libros de impuestos, técnicamente hablando, son informes de que se pueden hacer varios filtros hasta obtener la información que deseas utilizando técnicas avanzadas de SAP ALV.

¿En qué consiste el módulo SAP FI – FINANZAS?

Es un módulo diseñado para la gestión y control del sector financiero de una empresa. Se encarga de evaluar y mostrar los datos contables en tiempo real, entre los que destaca, por ejemplo, los costes que realiza la institución de manera diaria.

Es probablemente el módulo más importante, ya que organiza toda la parte
contable que, a fin de cuentas, es la que ayuda a una empresa a sobrevivir. De hecho, el resto de los módulos de SAP suelen depender de este para el resto de sus funciones regulares.

Si bien al principio era un módulo independiente, que funcionaba por sí mismo, en
la actualidad, debido al amplio crecimiento empresarial y las labores que conlleva,
ahora integra dos: Tesorería y Contabilidad de Costos.

Mucha de su importancia tiene que ver con la evaluación que realiza. Permite a las empresas tomar decisiones inmediatas en cuanto a negocios, compras, ventas y pagos. Toda esta tarea, que por lo general es engorrosa, suele ser automatizada.

¿Para qué sirve SAP FI – FINANCIALS?

En términos generales, funciona para la gestión financiera de las compañías. No
obstante, es posible definir algunas de sus labores esenciales.

Este módulo es responsable de controlar varios procesos contables y procesos financieros de una empresa, como el plan contable, las cuentas contables, la contabilidad de clientes (también conocidas como cuentas por cobrar), la contabilidad de proveedores (conocidas como cuentas por pagar), contabilidad bancaria, gestión de viajes y contabilidad de activos, entre otros procesos.

Para empezar, es capaz de analizar y almacenar los llamados «libros financieros», en los cuales se almacenan los negocios realizados, lo datos de clientes, cuánto se debe o paga, el número de inversiones y el dinero almacenado.

También, al funcionar en tiempo real, maneja los activos en la empresa. Permite gestionar las cuentas bancarias a las que está vinculada, logrando llevar un
control de los ingresos y egresos.

Finalmente es capaz de generar los informes de cada transacción, de manera sencilla.

Subcomponentes SAP FI

La contabilidad financiera (SAP FI) tiene varios subcomponentes para abordar diversas áreas de interés empresarial relacionadas con las finanzas y la contabilidad.

Se puede decir que los subcomponentes son sub-módulos de un módulo principal, una técnica muy común para ver en el sistema SAP ERP.

Actualmente destacan los siguientes subcomponentes:

• Contabilidad Principal. Libro mayor (FI-GL) – La contabilidad principal agrupa la estructura organizativa, el plan de cuentas, la gestión de divisas y fiscalidad entre otros.

• Cuentas por pagar (FI-AP) – Las cuentas a pagar son los procesos vinculados a la relación con proveedores.

• Cuentas a cobrar (FI-AR) – Las cuentas a cobrar son los procesos vinculados a la relación con clientes.

• Tesorería (FI-BL) – En este bloque se detalla la gestión de caja y de las operaciones bancarias.

• Contabilidad de activos fijos (FI-AA) – En este bloque se detallan los procesos relacionados con la gestión del inmovilizado.

• Gestión de fondos (FI-FM)

• Gestión de viajes (FI-TV)

• Ledgers especiales (FI-SL)

Estos subcomponentes abordan procesos comerciales de diversos niveles de complejidad. En el mercado hay profesionales de SAP que se centran y se especializan en un solo subcomponente, como el sub-módulo FI-AA por ejemplo.

Algunos procesos de SAP FI

Algunos procesos gestionados por el módulo SAP FI son los siguientes:

Maestro de cuentas contables: la entrada de la cuenta contable es uno de los datos maestros más importantes del módulo SAP FI. Sin cuentas contables registradas resulta prácticamente imposible utilizar el sistema SAP ERP.

Registro de cliente: el registro de clientes es otro dato maestro muy relevante del módulo SAP FI. Los clientes serán ampliamente utilizados en módulo SAP SD como socios en los procesos de venta.

Contabilización en cuentas contables: el sistema permite utilizar varias cuentas contables en la composición de contabilización.

Documentos SAP

Encontramos dos tipos de datos, de cabecera y de posición.

Los datos de cabecera se aplican a todo el documentos e indican:

Sociedad
Ejercicio
Número de documento SAP (Rango)
Clase de documento
Moneda / Tipo de cambio
Fecha de contabilización

Los datos de posición aplican a los apuntes que se contabilizan en una cuenta contable, vienen determinados por la clave de contabilización. Indican:

Clave de contabilización (Clase de cuenta – Debe/Haber) – Define la clase de cuenta que se está contabilizando. La clase de cuenta puede ser:
- K – Acreedores – La entrada solicita un código de acreedor.
- D – Deudores – La entrada solicita un código de deudor.
- S – Libro Mayor – La entrada solicita una cuenta de mayor.
- A – Activo Fijo – La entrada solicita un código de Activo Fijo.
- M – Materiales – Cuentas de mayor contabilizadas desde logística.
Tipo de cuenta (Mayor, Deudor, Acreedor, Activo Fijo)
Posición (Cada apunte en una cuenta)
Indicador CME (Permite la imputación a una cuenta diferente a la asociada
Clase de movimiento (Para activos fijos, indica la operación)

Entrada de documentos

SAP presenta las siguientes opciones para la entrada de documentos:

Modelos de trabajo: desde los modelos de trabajo se pueden seleccionar variantes de entrada, modelos de imputación o documentos apartados como referencia en las transacciones enjoy.
Variante de entrada: se utilizan para incluir/excluir campos en las posiciones del documento en las transacciones enjoy.
Modelos de imputación: Permiten preparar los datos que se quiere utilizar como modelo como por ejemplo la cuenta de mayor, centro de beneficio, texto… Al seleccionar un modelo de imputación, solo hay que completar los datos de cabecera del documento.
Retención de documentos: esta función permite grabar en forma provisional los datos registrados de tal manera que se pueda continuar más tarde con la entrada de datos y no perder los datos ya introducidos. En este caso, el sistema no asigna número de documento, es el usuario el que asigna una denominación al documento retenido. Los documentos retenidos se diferencian de los documentos preliminares, en que estos últimos son documentos en los que sistema si asigna número de documento.

Proceso de cierre con SAP

Sap FI nos permite realizar las siguientes tareas de cierre mensual:

Apertura y cierre de periodos contables (OB52)
Compensación automática de partidas abiertas (F13)
Conciliación bancaria
Actualización de tipos de cambio (Automático con monedas del Banco Central Europeo)
Contabilización de nóminas
Cierre fiscal mensual y trimestral
Amortización de Activos fijos
Liquidación comisionistas
Contabilización Documentos Periódicos
Revalorización moneda extranjera
Traslado y provisión de créditos de dudoso cobro

Respecto al cierre anual, estas son algunas de las tareas que nos permite realizar:

Cierre fiscal anual
Reconciliación intercompanía
Confirmación saldos con terceros (F.17 y F.18)
Cierre y cambio de ejercicio de Activos Fijos
Arrastre de saldos
Reclasificación de Créditos y Débitos LP / CP

Integración con otros módulos

El módulo SAP FI tiene relación directa con varios otros módulos del sistema SAP ERP, a saber:

SAP CO: permite realizar contabilizaciones de forma automática. El Módulo de controlling es parte de la solución de contabilidad analítica enfocada a la gestión de la estructura de costes para la toma de decisiones. Desde finanzas se habilita y controla la imputación a costes.
SAP MM: se usan para integrar los movimientos de mercancías que generan contabilizaciones.
SAP PP: se integra al ingresar productos terminados en stock.
SAP SD: trabajan juntos cuando las facturas de ventas generan ingresos; es decir, contabilizaciones en cuentas por cobrar.

SAP FI es el primer módulo que se configura al implementar el sistema SAP ERP, por lo que se convierte en la base del funcionamiento del resto de módulos.

Ventajas de SAP FI

Una de las principales ventajas de SAP FI es su capacidad para integrar y automatizar los procesos financieros. Permite a las empresas llevar un registro preciso de sus transacciones financieras, generar informes contables y realizar análisis detallados. Esto puede ahorrar tiempo y reducir errores humanos al eliminar la necesidad de realizar tareas manuales.

Otra ventaja es la posibilidad de personalizar el sistema según las necesidades específicas de la empresa. SAP FI ofrece una amplia gama de opciones de configuración que permiten adaptar el software a los requisitos particulares del negocio.

Desventajas

Sin embargo, también hay algunas desventajas asociadas con SAP FI. En primer lugar, su implementación puede ser costosa y requerir una inversión significativa tanto en términos económicos como en recursos humanos. Además, el proceso de migración desde sistemas antiguos puede ser complejo y llevar tiempo.

Además, algunas empresas pueden encontrar que SAP FI tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Es necesario capacitar adecuadamente al personal para utilizar el sistema correctamente y aprovechar todas sus funcionalidades.

Alternativas a SAP FI

Existen diversas alternativas a SAP FI en el mercado que ofrecen soluciones de gestión financiera igualmente eficientes. Estas alternativas pueden ser consideradas por aquellas empresas que buscan opciones diferentes a SAP FI, ya sea por cuestiones de costos, funcionalidades específicas o simplemente para explorar otras opciones disponibles en el mercado.

Algunas de las alternativas populares a SAP FI incluyen:

1. Oracle Financials: Esta plataforma ofrece una amplia gama de módulos financieros que abarcan desde contabilidad general hasta gestión de activos fijos y tesorería. Oracle Financials proporciona una solución integral y escalable para la gestión financiera.

2. Microsoft Dynamics 365 Finance: Esta solución ofrece un conjunto completo de herramientas financieras que permiten a las empresas gestionar sus operaciones contables, presupuestos, informes financieros y más. Microsoft Dynamics 365 Finance también se integra fácilmente con otras aplicaciones y servicios de Microsoft.

3. Workday Financial Management: Workday es una plataforma basada en la nube que ofrece una amplia gama de soluciones empresariales, incluyendo la gestión financiera. Con Workday Financial Management, las empresas pueden automatizar procesos contables clave, gestionar presupuestos y realizar análisis financieros avanzados.

4. Infor CloudSuite Financials: Esta solución basada en la nube ofrece capacidades completas para la gestión financiera, incluyendo contabilidad general, cuentas por pagar y por cobrar, conciliación bancaria y más. Infor CloudSuite Financials se adapta tanto a pequeñas como grandes empresas.

Estas son solo algunas alternativas destacadas a SAP FI en el mercado actual. Cada una tiene sus propias características y funcionalidades, por lo que es importante evaluar las necesidades específicas de tu empresa antes de tomar una decisión.