SAP es también el acrónimo alemán de «Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung», que en español se traduce como «Sistemas, aplicaciones y productos en el procesamiento de datos». Fundada en 1972 en Alemania, la empresa ha establecido rápidamente su sistema ERP (enterprise-resource-planning) entre los más eficientes del mundo.
Qué es SAP
SAP es un software administrativo que va más allá de una administración común. Forma parte del software ERP, que significa «Planificación de recursos empresariales». Se trata de un programa que puede gestionar la totalidad de los recursos de la empresa y planificar las actividades.
Aunque ha sido utilizado principalmente por grandes corporaciones y multinacionales, en los últimos años, muchas PYMES han pasado del software antiguo a SAP, por lo que ahora está muy extendido también en ese nivel.
SAP permite que prácticamente todo se lleve a cabo en la empresa: desde las compras hasta los pedidos, desde la contabilidad hasta el presupuesto, desde la planificación de la producción hasta el análisis de datos estratégicos (en este caso corresponde a inteligencia de negocios).
Debido a sus funcionalidades, SAP no es un software simple, es un mundo. Por lo tanto, resulta imposible que alguien sepa la operar la aplicación completa de SAP. Este software tiene un diseño modular; es decir, que está construido sobre módulos completamente separados, pero al mismo tiempo 100 % integrado.
Significa que cada usuario de SAP solo trabaja en ciertos módulos y está especializado solo en ciertas áreas. No hay un todo terreno.
Los módulos de SAP son alrededor de 15, de los cuales los principales son:
- SAP FI (módulo de Finanzas/Contabilidad)
- SAP CO (módulo de Control de Gestión)
- SAP MM (módulo de Gestión de Materiales/Gestión de Compras)
- SAP SD (módulo de Distribución de Ventas o Gestión de Ventas)
- SAP PP (módulo de Planificación de la Producción)
- SAP QM (módulo de Gestión de Calidad), entre otros.
En SAP también existen figuras profesionales altamente especializadas que trabajan en consultoría de TI (estamos hablando de consultoría de SAP).
SAP es completamente personalizable. El rol de los consultores es llevar a cabo un análisis de los procesos de negocios y adaptar el software (a menudo llamado «sistema») a las solicitudes y al sector del cliente.
Historia de SAP
SAP, aplicaciones de sistemas y productos en procesamiento de datos, es una multinacional creada en abril de 1972 por 5 exempleados de IBM: Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, Klaus Tschira y Claus Wellenreuther, específicamente en Mannheim, Alemania.
Este grupo de 5 personas tuvo el proyecto de desarrollar un software estándar para la gestión de procesos para empresas. Después de un año, lanzan su primer paquete de contabilidad con su sistema R/1 (procesamiento de datos en tiempo real). Este paquete es la base para el desarrollo de otros módulos que aparecerán más adelante.
En 1976, decidieron bautizar a su empresa SAP GmbH. Posteriormente, alrededor de 1979, se lanzó el segundo sistema básico SAP R/2, que utilizó la arquitectura IBM Mainframe. También fue en este momento que SAP comenzó a emerger de sus fronteras y desarrollarse fuera de Alemania, en Austria y Suiza.
Luego en la década de 1980 la empresa se mudó a Walldorf, Alemania, donde sus oficinas centrales aún se encuentran en la actualidad. La compañía se está volviendo internacional al abrir filiales en varios países, como Estados Unidos, Italia, Dinamarca, Suecia.
Su sistema R/2 se modifica para adaptarse al funcionamiento de diferentes monedas e idiomas. SAP también cambiará de estado al convertirse en SAP AG (una empresa con una participación social), un estado que todavía es relevante en la actualidad. 4 de los 5 creadores conforman el Directorio con Hopp, Plattner, Tschira y Hector. Es en este formato que la empresa se hace pública.
A partir de la década de 1990 nace el nuevo sistema R/3, que difiere de los anteriores al usar una arquitectura cliente-servidor (base de datos, aplicaciones, interfaces). SAP lanzará posteriormente mySAP.com, que está adaptando su sistema R/3 a las tecnologías web; es decir, entre el ERP y el comercio electrónico. Además, su sistema será confiado por los integradores socios para todo lo que sea la implementación.
En la década de 2000, SAP lanzó SAP Workplace, con la explosión de Internet en los negocios. Este software se centra principalmente en los usuarios. Sus herramientas permiten utilizar un portal corporativo con acceso personalizado para toda la información.
Durante estos años, SAP adquirió varias compañías, entre ellas Sybase, Fieldglass y Concur. SAP también lanzó SAP HANA S/4 en 2015 para simplificar las estructuras de las bases de datos.
Con el advenimiento de la computación de clase empresarial, SAP planea reducir el tamaño de un sector empresarial determinado, menos rentable, y luego recrearlo en industrias de rápido crecimiento como la nube.
Hoy, SAP AG es el proveedor de software líder en Europa con más 76.000 clientes en 120 países diferentes. Es el líder mundial en proveedores de soluciones ERP. Además, está tratando de diversificarse en una nueva área de actividad.
ERP: elemento clave en SAP
ERP (planificación de recursos empresariales) está asociado con SAP y se utiliza para coordinar todas las actividades de una empresa en el mismo sistema de información.
Se emplea para homogeneizar con la ayuda de una sola herramienta lo siguiente:
- Gestión de compras
- Gestión de la producción
- Gestión de inventario
- Gestión de ventas
- Gestión contable
Un ERP generalmente contiene tres entornos (desarrollo, calidad, producción):
- Desarrollo: fase en la que se adaptara el paquete de software a la empresa, de acuerdo a las diferentes especificidades de cada uno.
- Calidad: una vez que se complete la fase de desarrollo, se entra en la fase de calidad, en la que se califican los datos o, más específicamente, se realizan pruebas para comprobar que todo funciona correctamente según lo previsto.
- Producción: después de la validación en el nivel de calidad, los usuarios finales utilizarán el paquete de software en el nivel de producción (fase terminal).
El ERP se aplica en un proyecto real. Esto requiere una integración completa dentro de una organización. Será necesario respetar una estructura específica, así como un entorno de acuerdo con el negocio de la empresa. Por lo tanto, se esperarán costos de ingeniería significativos.
La elección de un ERP es una opción estratégica para la empresa porque se considera que funciona por mucho tiempo. También es posible que en algunas compañías grandes con varias subsidiarias, por ejemplo, la coexistencia de diferentes soluciones ERP sea posible.
¿Cuándo invertir en SAP?
Invertir en SAP suele ser una inversión alta. No solo se debe pagar el precio de la licencia, sino también el costo de implementación y capacitación de los usuarios.
Por esta razón, el software está destinado principalmente a empresas muy grandes, a menudo de dimensión internacional con filiales en todo el mundo. Sin embargo, su ventaja es su flexibilidad: no es necesario tomar todos los módulos.
¿Por qué invertir en SAP?
Las empresas que eligen invertir en SAP buscan mejorar sus procesos. Quieren ser más competitivos mejorando sus márgenes de ganancias. SAP es una herramienta de decisión en tiempo real y, como tal, proporciona información integral, más segura y más rápida.
Al centralizar la información dentro de una sola base de datos, se incrementa la coordinación entre departamentos y todo funciona en perfecta sinergia.
¿Alternativas a SAP?
Existen en el mercado otras alternativas a SAP como ERP, si bien esta es la más completa. Entre las otras opciones podemos destacar Sage Murano, Microsoft Dynamics o el ERP ODOO